Bilan du dernier Forum

 

Voici, à partir d’extraits de mails reçus en réponse,

le bilan du 18ème Forum,

le Forum de Saint-André, le dimanche 3 octobre 2010.






Bilan du 18ème Forum :





Que pensez-vous de l'année 2010 de "Weppes en Flandre" et du Forum de Saint-André?

« Très bonne année».

Aucune remarque sur l’organisation.

Nous tenons à vous remercier avec toute votre équipe et tous ceux qui ont œuvré à la bonne réalisation de cette journée du forum des Weppes.

Vous avez réalisé un énorme travail au service de toutes les associations.

Soyez-en chaleureusement remerciés !!!

Pour notre petite association, nous sommes très heureux de notre participation, des personnes rencontrées, des contacts pris… 

Bravo à tous !!!

Nous avons passé une bonne journée, mais il faut quand même avouer que l'organisation de SAINT ANDRÉ fut proche du catastrophique. Le souci majeur est un souci de communication.

Je suis venu dire un petit bonjour à mes amis des Weppes. C'est toujours intéressant d'entendre la passion qui nous anime tous.

Notre association a encore vécu une très belle journée et je n’arrive pas à répondre à toutes les questions objectivement.

L'organisation générale correspond à nos attentes. Bravo à St-André qui a relevé le défi; et à tous les Organisateurs, y compris ceux de l'association du Forum des Weppes.

A SAINT ANDRÉ, il n’a pas été simple de communiquer car les infos données étaient contradictoires.

Excellent cru de Weppes en Flandre et du Forum: un modèle pour tous les pays de la châtellenie de Lille!







1) L'AG de début février est le passage entre la municipalité du Forum de l'année précédente et la municipalité de l'année qui commence.

Votre participation à l'AG de début février est la garantie pour vous de faire connaître vos points de vue.

Que voulez-vous inscrire à l'ordre du jour pour l'année 2011?

Aucune question particulière.

Le problème du nombre des réunions.

La communication dans la presse avant le Forum aussi bien au nord du Pays de Weppes qu’au sud.

La place de la messagerie électronique dans la préparation du forum: affiches électroniques, invitations aux adhérents, invitations aux officiels, courriers réguliers par mails pour informer les exposants des problèmes ou des délais, etc.


Quels sont les points positifs de WenF à souligner?

L’entente qui règne parmi ses membres d’année en année et qui permet d’aborder ce forum dans de très bonnes conditions.


Quelles améliorations voulez-vous suggérer?

Le mieux est l’ennemi du bien… Ne changeons rien !

La question  m'a été posée plusieurs fois  dimanche: " Pourquoi n'y a -t -il pas de banderole à l'entrée??

La réalisation pourrait en être faite à moindre frais pour tout le monde à savoir que chaque ville ou organisme adhérent à W en F participerait financièrement  

( Ex Prix de confection 1500 € : 40 adhérents = 37€ 50 par adhérent ) qui n'est pas très conséquent.

Cette somme viendrait s'ajouter à la cotisation et les W en F serait détentrice de cette banderole  qui pourrait servir chaque année au forum.

Il est évident qu'il n'y aurait pas de date.


Qu'est-ce qui ne va pas ?

Rien.

L’accès Internet qui a manqué est quelque chose de déplorable, notamment en cette époque moderne (tout le monde a Internet, ou un accès à une boite mail).

Des exposants ont démonté avant l’heure.

3 réunions pour préparer une manifestation d'une journée c'est trop. Même les congrès nationaux, c'est zéro réunion pour les participants, tout se passe par mail et il y a donc une très grande réactivité et l'information peut être lue par tous en même temps.

Nous avions envoyé dès le printemps notre demande de stand pour le forum de SAINT ANDRÉ en précisément très clairement nos besoins  (Internet était indispensable pour nous).

Nous avons appris mi-septembre (15 jours avant le 3 octobre) que finalement Internet n'était pas possible.

Pour rappel, à Aubers (commune très modeste), en 2005 (il y a 5 ans) nous avions eu Internet (...)

Dans une commune de 12 000 habitants (ST ANDRÉ), en 2010 (il y a Internet sur tout le territoire de la commune) avec un maire conseiller général : pas d'Internet possible !


Qu'est ce qui va bien ?

Tout.







  1. 2)Les Forums se passent en plusieurs étapes au niveau des adhérents-exposants :


Réunion de mai-juin: prise de contact avec la commune d'accueil du Forum, organisation prévisionnelle dans le cadre de WenF et dans le cadre communal

Cette réunion est à maintenir.

Il y a trop de réunions; est-ce celle-là à supprimer?

Je crois que les réunions maintiennent un esprit sympa entre les membres de Weppes en Flandre. Les supprimer, c’est supprimer aussi cet esprit qui fait qu’on aime se retrouver.


Réunion de début septembre: distribution des affiches, des invitations, place dans les stands, inventaire des derniers besoins

La réunion de préparation du 9 septembre était trop longue pour finalement ne confirmer que les dimensions standard du stand, le nombre de repas et le nombre d'affiches. Plutôt que de passer en revue tout-à-tour chacune des associations, il eût été préférable de demander uniquement les exceptions.

Malgré l'avoir demandé 3 fois en 3 mois, je n'ai jamais reçu l'affiche sous format informatique du forum de SAINT ANDRÉ.

Donc nous n'avons pas pu la présenter à nos membres. (enfin si, fin septembre après l'avoir repiquée sur le site weppesenflandre...).

En 2010, si une affiche est éditée, il existe forcément une version numérique (informatique). Pourquoi ne pas la diffuser ?

Quand on demande des informations par mail, la réponse a systématiquement été de nous renvoyer vers la mairie de SAINT ANDRÉ qui elle nous renvoyait vers ... Monsieur Facon !

Bref, nous avons tourné en rond !

Réunion à maintenir.


Ouverture du Forum, dans la semaine qui précède, avec une activité qui met en scène la commune (par exemple une conférence), qui donne le thème du Forum (éventuellement), qui fait connaître la manifestation future à la population et à la presse.

Objectif : renforcer la diffusion et la publicité autour de notre Forum, installer le plan de communication, vérifier le fléchage et l'accès aux sites (salle et parking)

Un regret sur le manque d'annonces dans les quotidiens régionaux.

La conférence est une bonne idée, à maintenir, mais peut être qu’il n’y a pas eu assez de communication autour.

Il faudrait essayer de ne pas avoir un thème trop "poussé" pour donner envie à tous de venir écouter, sans avoir peur de n'être pas assez passionné d'histoire.

Fléchage insuffisant. On ne savait pas où c’était. On ne savait pas où on pouvait se garer: il a fallu tout deviner.

Félicitations à la conférencière qui a mis de la conviction et qui a assuré une bonne mise en image de son sujet.

J’ai bien aimé la conférence, qui était d’un bon niveau, mais aussi très accessible pour moi qui ne connaissait pas le sujet.


Forum, le premier dimanche d'octobre: installation possible la veille ou le matin du dimanche; Forum de 10h à 18h; inauguration; repas; visiteurs; clôture des stands.

Pendant le Forum, les bénévoles étaient aux petits soins pour nous; il y a eu même un élu (et je le remercie encore) qui a accepté de nous prêter son ordinateur, Monsieur BRICOUT, pour nous dépanner pour la journée.

C’est bien de proposer les installations de stand le samedi et le matin du dimanche; personnellement, je ne suis pas concerné car nous installons notre stand en 10minutes.

Il y a eu carence dans l'organisation.

Les deux repas proposés et offerts étaient de qualité et suffisants. Merci à Saint-André.

Il y avait de la convivialité de la part des gens de St-A qui sont passés régulièrement, qui ont su être dynamiques et qui plaisantaient. C’était chaleureux au bar.

Certains exposants ont démonté avant l’heure et ensuite ils sont passés dans les allées avec leur matériel plié et rangé pour regagner leurs voitures. Le phénomène devient épidémique dans la rangée: du coup tout le monde démonte…

L'installation offre de bons crénaux: chacun doit pouvoir y trouver un horaire qui lui convient.

C’est bien comme espace-temps 10H-18H; mais il faut s’y tenir, ne pas partir avant.

Le repas est un moment un peu triste,on se retrouve seul sur son stand alors que ça pourrait être un moment de convivialité. Mais je comprends aussi que certains ne veuillent pas abandonner leur stand pendant le repas, sans surveillance.

Le matin, il y a eu une bonne fréquentation, c’était agéable, les gens passaient, posaient des questions, j’ai rencontré de l’intérêt. L’après-midi, ça a été plus faible (soleil?).

J’ai beaucoup apprécié que le maire de Saint-André prenne son temps avec chacun des exposants en visitant les stands du Forum; il a écouté ce que nous disions, il s’est intéressé à nos recherches; c’est bien la première fois depuis longtemps.

Les discours ont été suffisants, pas trop longs. Une réussite de ce point de vue.

On a eu un appérif avant le repas; c’est à souligner; toutes les communes ne le font pas.

Le nombre de visiteurs, l’après-midi, n’a pas été suffisant.

Les visiteurs ont pu bénéficier de larges couloirs de circulation: c’était du luxe d’avoir de bons stands en taille et de bons espaces pour parler et circuler. Je crois que cela explique l’impression de moins de monde: dans des couloirs étroits, on a l’impression qu’il y a foule !!!


Bilan dans le courant d'octobre avec WenF et information sur les points forts qui se sont dégagés à la commune invitante

Un grand merci à WenF de prendre le temps de faire un bilan. On peut s’exprimer.

Il est sûr que la majorité des stands aura sûrement trouvé l'organisation très convenable. Lomme a un bon exemple.

Nous attendons le compte-rendu pour voir le point de vue des autres exposants; mais nous, nous avons été satisfaits.







3) Communication avec les adhérents à WenF:

- Avec une cotisation qui va passer à 13 euros en 2011 (vote lors de l'AG de février 2010), il y aura un léger créneau supplémentaire de dépense possible.

Faut-il utiliser cet argent pour envoyer un courrier postal à chacun annonçant les 3 réunions, la conférence et le Forum? (5 timbres par adhérent  = la totalité de l'augmentation de cotisation)

- Suggérez-vous de faire moins de courrier postal et de passer à la communication électronique ?

Oui, il faut absolument passer à la communication électronique.

Privilégier plutôt la correspondance électronique; et réserver les envois postaux uniquement aux correspondants non informatisés.

Merci de mettre vos messages en "copie cachée" pour éviter la longue liste des adresses et... les indiscrétions.

Non: pas de courrier postal (papier = pollution)

Nous pensons qu'il faut développer les envois électroniques, mais ne pas oublier ceux qui n'ont pas d'accès à internet !


- Pensez-vous que les 5 annonces de réunions-conférence-Forum par courrier électronique suffisent ?

Oui

UN GRAND OUI !!!!!!!

Nous n'assistons pas aux réunions, car elles ne nous paraissent pas nécessaire.

Tout peut se communiquer par mail pour notre part.

Il faut insister davantage sur la conférence: c’est vraiment un plus, mais les gens, ici, n’ont pas été informés.


- Pensez-vous à consulter le blog weppesenflandre.skyrock.com qui remplit aussi cette fonction d'information ? 

Non pas assez.

Nous consultons peu le blog, par manque de temps.

Il est bien fait, illustré d’affiches et de photos, très réactif pour publier nos manifestations: bravo au webmaster.


- Mettez-vous des commentaires sur le blog ? Pourquoi ?

Non et ce n’est pas bien (manque de temps).


- Etes-vous satisfait du blog? Précisez.

Oui.

Le blog correspond à nos attentes.

Eventuellement faire une liste de discussion interne.


- Pensez-vous à le consulter pour connaître le programme du Week-end proposé par les autres adhérents de WenF ?

De temps en temps, et puis nous recevons les infos directement de certains partenaires…

Non, je n’y ai pas pensé.


- Regardez-vous le site weppesenflandre.fr pour connaître, si besoin est, les adresses, les numéros de téléphone et les adresses mail des autres adhérents à WenF ?

Oui, ce qui serait bien ce serait de mettre sur le site l’échéancier pour la préparation du forum avec les dates de réunion, la date de remise du texte pour le livret,…

Etre plus réactif pour indiquer sur une page du site l’adresse email de la ville d’accueil avec la date butoir pour envoyer une phrase explicative sur l’asso.

Je n’ai pas eu l'occasion jusqu'à présent de consulter le site mais, comme j'aurais besoin des coordonnées d'une personnes présente au salon, j’en profiterai pour le regarder.

Je trouve que le travail est formidable. Un tel recensement des communes, des associations et des Forums auxquels on a assisté, c’est vraiment bien comme support de vie associative pour nous tous.








Conclusion?

Notre association prend toujours autant de plaisir à participer.

Le Forum des Weppes est un rendez-vous annuel que nous ne souhaitons pas manquer…

Merci à ceux qui s’investissent afin de l’organiser chaque année et merci aux villes organisatrices, à chaque rendez-vous, la touche est différente mais l’accueil est toujours chaleureux.

Je profite de vos questions pour vous soulever le problème banderole!!!

Pour le futur ! !!!!!!

Il serait intéressant que W en F dispose d'une banderole annonçant le forum dans la commune organisatrice et à installer à l'endroit du déroulement de la manifestation par les services de la ville accueillante.

Nous prenons toujours autant de plaisir à participer. Le forum des Weppes est un rendez-vous annuel que nous ne souhaitons pas manquer…

Merci à ceux qui s’investissent afin de l’organiser chaque année et merci aux villes organisatrices, à chaque rendez-vous, la touche est différente mais l’accueil est toujours chaleureux.

Désolé d'être aussi négatif, mais SAINT ANDRÉ n'a vraiment pas été un bon cru au niveau organisation.

Nous étions à deux doigts de remballer notre stand à 10h45 du matin !

Nous espérons une meilleure organisation pour LOMME 2011, avec un accès internet et une communication plus souple (donc par mail, et débarassée de la paperasse).

Le Forum de St-A était très bien, on a eu l’impression d’une commune qui voulait mettre en valeur l’histoire et qui savait se donner les moyens de le faire. La présence des élus municipaux a été remarquée. C’était un honneur aussi d’avoir un livre d’histoire locale de la ville qui sortait exprès pour le Forum. C’est la première fois, je crois, dans les forums de Weppes en Flandre.  







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UN GRAND MERCI POUR VOS REPONSES!


Vous pouvez toujours augmenter ce contenu-bilan du 18ème Forum en envoyant vos commentaires sur chantal@dhennin.com

Ces remarques serviront de base pour les sujets à traiter lors de l’AG du premier lundi de février 2011.


Chantal Dhennin


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